Hướng Dẫn Bạn Cách Tính Bảng Chấm Công Trong Excel Được Thiết Lập Sẵn Công Thức

benmobile.vn cũng giúp giải đáp những vấn đề sau đây:

Bạn đang xem: Hướng Dẫn Bạn Cách Tính Bảng Chấm Công Trong Excel Được Thiết Lập Sẵn Công Thức

Những ý chính:

1 .Ý nghĩa của việc tính bảng chấm công trong excel

Nếu bạn đang quản trị một số lượng tương đối công nhân viên trong công ty, … thì việc chấm công hàng ngày là điều vô cùng thiết yếu. Thông qua cách quản trị công nhân viên như theo dõi ngày công thực tiễn thao tác, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH … bạn hoàn toàn có thể tính tiền lương, tính điểm cần mẫn, … một cách đúng mực nhất. Từ đó, có giải pháp và giải pháp quản trị nhân sự hiệu suất cao hơn .

Bạn đang đọc: Cách tính bảng chấm công trong excel được thực hiện như thế nào?

Mẫu bảng chấm công được tính bằng excelTrong cách tính bảng chấm công trong excel, bạn cần chăm sóc đến hàm COUNTIF – đây là hàm dùng để đếm số ô thỏa mãn nhu cầu điều kiện kèm theo trong excel .Cú pháp của hàm : COUNTIF ( range, criteria )Hàm COUNTIF gồm 2 thành phần :Range : Vùng chứa tác dụng hay chứa điều kiện kèm theo cần đếmCriteria : Điều kiện cần đếm .Ví dụ như sau :Áp dụng hàm COUNTIF để tính số ngày công ( được chấm công minh ký tự X )range : vùng chứa hiệu quả hay chứa điều kiện kèm theo cần đếm. Ở đây là phần từ cột B tới cột Hcriteria : điều kiện kèm theo cần đếm. Ở đây là ký tự “ X ”Cách viết hàm COUNTIF như sau :I3 = COUNTIF ( USD B3 : $ H3, ” X ” )I4 = COUNTIF ( USD B4 : $ H4, ” X ” )Lưu ý : Khi tính công cho nhân viên cấp dưới A ( dòng 3 ) thì khoanh vùng phạm vi Range của hàm COUNTIF cũng chỉ vận dụng tương ứng với dòng 3. Chỉ dùng khi chấm công minh ký hiệu

2 .Cách tính bảng chấm công minh excel

Đầu tiên là bạn cần xác lập phải dùng hàm nào để tính công của nhân sự : Hàm COUNTIFTiếp theo là xác lập các thành phần, để thống kê giám sát thuận tiện hơn .Range : Vùng chứa điều kiện kèm theo cần đếm C4 : I4Criteria : Điều kiện cần đếm là XSau khi xác lập tuy nhiên thì vận dụng vào công thức tính lương lương của nhân viên cấp dưới Nguyễn Văn ACú pháp của hàm sau khi xác lập xong : = COUNTIF ( C4 : I4, “ X ” )Sau khi nhập công thức đúng mực rồi, bạn nhấn Enter. Lúc này, sẽ ra hiệu quả 6 ngày đi làmMuốn tính ngày công của các nhân sự khác thì chỉ kích vào góc bên phải ô J4, khi Open dấu cộng. Sau đó bạn chỉ cần kéo thả đến hết bảng. Như vậy bạn đã tính được số ngày công của tổng thể nhân sự trong công ty rồi .Thật đơn thuần, nhanh gọn, tiện nghi, không mất nhiều thời hạn đúng không nào ? !

Hầu hết khi thiết lập cách tính bảng chấm công trên excel, bộ phận kế toán nhân sự thường không xây dựng theo một tiêu thức, tiêu chuẩn cụ thể nào. Mỗi nơi chấm công một kiểu, thậm chí cùng 1 người nhưng lại chấm công mỗi lúc một kiểu khác nhau.

Cách tính bảng chấm công trên excel bằng hàm Countif

Có một số quy ước chấm công mà chúng ta vẫn thường làm theo như:

Ký hiệu X : Chấm cho 1 công thao tác đủ 8 tiếng .Nếu ít hơn 8 giờ công đó, thì ghi số giờ .Làm nửa ngày thì ký hiệu N, tức là 4 tiếng một ngày .

3 .Cách tính bảng chấm công dựa vào tài liệu máy chấm công

Việc chấm công theo chiêu thức truyền thống cuội nguồn ( chấm tay ) được thực thi bằng các hàm trong bảng excel, không còn thực sự tương thích trong thời đại công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển lúc bấy giờ. Bởi, nó sẽ khiến doanh nghiệp bị hạ thấp vị thế, sự chuyên nghiệp trong việc quản trị nhân sự so với người mua và đối tác chiến lược .Theo đó, máy chấm công với công dụng là thiết bị điện tử dùng để ghi lại đúng mực thời hạn đi và về của từng nhân viên cấp dưới trong công ty. Bên cạnh đó, máy chấm công còn là thiết bị tương hỗ đắc lực và đúng chuẩn nhất trong việc chấm công và tính công của nhân viên cấp dưới .

Công ty giải pháp Tinh Hoa chuyên cung ứng máy chấm công chất lượngCó thể nói, máy chấm công là công cụ chấm công hiệu quả và mang lại sự thuận tiện tối đa cho doanh nghiệp. Nó có tính năng chấm công, tích lũy và tàng trữ tài liệu của nhân viên cấp dưới, công nhân, … tạo ra file báo cáo giải trình để ship hàng cho nhiều mục tiêu quản trị nhân sự tương quan như trấn áp ra vào, chấm công, tính lương, …

Các chức năng chính của máy chấm công:

Giám sát và quản trị trong qua mạng lưới hệ thống mạngQuản lý việc ra sớm vào trễ, làm ngoài giờ của công nhân viênQuản lý tăng ca, lịch thao tác và chủ trương nghỉ lễ, nghỉ phépXuất và tùy chỉnh file báo cáo giải trình chấm công dưới nhiều định dạng như PDF, Word, Excel, Text, CSV và XMLTích hợp trực tiếp với ứng dụng chấm công, tính lương, quản trị nhân sự, quản lý tài nguyên doanh nghiệp, …

Bạn hoàn toàn có thể học và vận dụng cách tính bảng chấm công trong excel. Tuy nhiên, cách làm này lại gây tốn nhiều thời hạn, công sức của con người và cả ngân sách. Nên không đáng để các công ty, doanh nghiệp thời đại 4.0 tiêu tốn hoang phí như vậy. Thay vào đó, việc ứng dụng máy chấm công để tính bảng chấm công nhân viên được nhìn nhận là hiệu suất cao hơn gấp nhiều lần .

Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trên Excel chi tiết nhất
Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, hình dung ra trước xem file bảng chấm công gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào, cách hoạt động ra sao…? Khi trả lời được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách làm trên excel để có kết quả như ý muốn.Tôi sẽ hướng dẫn cách lập 1 mô hình bảng chấm công ví dụ như sau:
Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách nhân viênTrung bình mỗi tháng là 20 nhân viênKý hiệu chấm công có thể thay đổi được tùy người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, nhưng sẽ đồng nhất trong 12 tháng)Trong mỗi bảng chấm công có ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự đổi màu khác so với ngày thường.Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính số tổng số công trong tháng.Tên nhân viên trong bảng chấm công sẽ lấy từ danh sách nhân viênCó thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác.

Các bước thực hiện chi tiết

Bố cục các Sheet

Về mô hình là 13 sheet, nhưng khi bắt đầu làm ta chỉ cần 2 sheet:

+ 1 sheet là Danh sách nhân viên (DSNV)

+ 1 sheet là Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng, các tháng sau có thể copy sheet này rồi đổi tên)

Sheet Danh sách nhân viên:

Nội dung chủ yếu trong sheet này là Tên và Mã nhân viên. Cần tạo mã nhân viên vì có thể có trường hợp trùng tên. Khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng.

Ngoài ra còn có các nội dung khác liên quan tới nhân viên, như: ngày sinh, quê quán, số CMT, ngày vào làm…Bạn có thể tạo như sau:

Sheet danh sách nhân viên hầu hết là nhập bằng tay nên không có gì phức tạp.Lưu ý: bạn chừa ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung gì thêm.

Sheet Tháng 1

Xem thêm: con ông nguyễn phú trọng là ai

Đầu tiên bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung: tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú

Vậy là bạn đã làm xong phần khung của Bảng chấm công. Tiếp theo ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công.

Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

– Đầu tiên ta xác định năm sử dụng. Tại ô D1 nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2014

– Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm xác định ngày: =date($D$1;1;1)Lưu ý dấu ngăn cách các thành phần trong hàm có thể là dấu ; hoặc dấu , tùy thiết lập của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;Nội dung hàm date: xác định giá trị của ngày tháng theo giá trị xác định trong hàm. giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1

– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập giá trị <“tháng “mm” năm “yyyy> vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy)

– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ nội dung cho dễ nhìn.

– Tại ô ngày 1 ( ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

– Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

– Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:

Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + RCách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiện thị số ngày)Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng trên.

– Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”)

Nội dung hàm:

Weekday(e9) : là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về giá trị số từ 1 đến 8Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.

– Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)

Tuy nhiên không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thao tác sau:+ Bắt đầu từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1)Nội dung hàm: Nếu giá trị ngày của ô AF9 +1 bằng giá trị ngày của ô E9 sẽ trả về giá trị là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 (Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng như thế thì sẽ là rỗng, không hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29)

+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau: =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))Nội dung hàm:

IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30)IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30.

+ Tại ô AI9, ta dùng hàm sau: =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

Nội dung hàm:

IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31)IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31

+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không ảnh hưởng gì đến bảng tính nên không cần lo lắng về việc này.

Như vậy ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.

Tiếp theo là việc tự động đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho khác với ngày thường

Xem thêm: hoàng quý sơn là ai

+ Bôi đen nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên), chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule.